Eine Adresse für die Organisation
Jeder Hub kommt mit einem kostenlosen zentralen Mail-Konto. Es gibt der Organisation eine eigene E-Mail-Adresse — für den Vorstand, den Ausschuss, den Verein, das Kernteam — statt dass wichtige Post im persönlichen Postfach einer einzelnen Person liegt.
Nutzt sie als die Adresse, an die die Außenwelt schreibt, oder behaltet eure bestehenden Adressen und setzt einfach alles in Cc oder leitet weiter, was das ganze Team sehen soll. So oder so landet die Post an einem gemeinsamen Ort.
Alle, die es sehen sollen, sehen es
Das zentrale Postfach wird direkt im Hub gelesen und beantwortet — von allen, die Zugriff bekommen haben. Eine Frage von einem Mitglied, eine Rechnung, ein Brief von der Gemeinde — kein „Kannst du mir die Mail weiterleiten?” mehr, keine Nachrichten mehr, die verloren gehen, wenn ein Ehrenamtlicher aufhört und sein Postfach mit ihm geht.
Antworten werden von der Adresse der Organisation verschickt, sodass die Unterhaltung bei der Organisation bleibt — nicht bei der Person, die zufällig zuerst geantwortet hat.
Post, die dem Hub gehört
Weil das Konto dem Hub gehört und nicht einer Person, bleibt das Archiv vollständig, während Menschen kommen und gehen. Neue Vorstandsmitglieder öffnen das Postfach und finden die ganze Geschichte vor; scheidende übergeben nichts, weil es nichts zu übergeben gibt.