כתובת אחת לארגון
כל רכזת מגיעה עם חשבון דואר מרכזי חינם. הוא נותן לארגון כתובת מייל אחת משלו — לוועד, לוועדה, למועדון, לצוות הליבה — במקום שדואר חשוב יחיה בתיבה הפרטית של אדם אחד.
השתמשו בה ככתובת שהעולם החיצון כותב אליה, או שמרו על הכתובות הקיימות שלכם ופשוט העבירו או צרפו לעותק כל מה שכל הצוות צריך לראות. כך או כך, הדואר מגיע למקום משותף אחד.
כל מי שצריך לראות — רואה
את התיבה המרכזית קוראים ועונים ממנה ישירות בתוך הרכזת, כל מי שקיבל גישה. שאלה מחבר קהילה, חשבונית, מכתב מהעירייה — אין יותר “תוכל להעביר לי את המייל ההוא?”, אין יותר הודעות שאובדות כשמתנדב פורש והתיבה שלו עוזבת איתו.
תשובות נשלחות מהכתובת של הארגון, כך שהשיחה נשארת אצל הארגון — לא אצל מי שבמקרה ענה ראשון.
דואר ששייך לרכזת
מכיוון שהחשבון שייך לרכזת ולא לאדם, הארכיון נשאר שלם גם כשאנשים באים והולכים. חברי ועד חדשים פותחים את התיבה ומוצאים את כל ההיסטוריה מחכה; הפורשים לא צריכים למסור דבר — כי אין מה למסור.