Une adresse pour l’organisation
Chaque hub est livré avec un compte mail central gratuit. Il donne à l’organisation une adresse e-mail bien à elle — pour le bureau, le comité, le club, l’équipe de base — au lieu de laisser le courrier important vivre dans la boîte personnelle d’une seule personne.
Utilisez-la comme l’adresse à laquelle le monde extérieur écrit, ou gardez vos adresses existantes et mettez simplement en copie ou transférez tout ce que l’équipe entière doit voir. Dans les deux cas, le courrier atterrit dans un seul endroit partagé.
Tous ceux qui doivent le voir le voient
La boîte mail centrale se lit et se répond directement dans le hub, par toutes les personnes qui y ont accès. Une question d’un membre, une facture, un courrier de la commune — fini les « tu peux me transférer ce mail ? », fini les messages perdus quand un bénévole s’en va et que sa boîte part avec lui.
Les réponses partent depuis l’adresse de l’organisation, si bien que la conversation reste celle de l’organisation — pas celle de la personne qui a répondu en premier.
Un courrier qui appartient au hub
Parce que le compte appartient au hub et non à une personne, l’archive reste complète au fil des allées et venues. Les nouveaux membres du bureau ouvrent la boîte et y trouvent tout l’historique ; les partants n’ont rien à transmettre, parce qu’il n’y a rien à transmettre.