Eén adres voor de organisatie
Elke hub komt met een gratis centraal mailaccount. Dat geeft de organisatie een eigen e-mailadres — voor het bestuur, de commissie, de club, het kernteam — in plaats van belangrijke mail die in de persoonlijke inbox van één persoon leeft.
Gebruik het als het adres waar de buitenwereld naartoe schrijft, of houd je bestaande adressen en zet simpelweg alles wat het hele team moet zien in de cc of stuur het door. Hoe dan ook komt de mail op één gedeelde plek terecht.
Iedereen die het moet zien, ziet het
De centrale mailbox wordt direct in de hub gelezen en beantwoord, door iedereen die toegang heeft gekregen. Een vraag van een lid, een factuur, een brief van de gemeente — geen “kun je me die mail even doorsturen?” meer, geen berichten meer die verloren gaan wanneer een vrijwilliger stopt en de inbox met diegene meevertrekt.
Antwoorden worden verstuurd vanaf het adres van de organisatie, zodat het gesprek bij de organisatie blijft — niet bij wie er toevallig als eerste antwoordde.
Mail die van de hub is
Omdat het account van de hub is en niet van een persoon, blijft het archief compleet terwijl mensen komen en gaan. Nieuwe bestuursleden openen de mailbox en vinden de hele geschiedenis klaarstaan; vertrekkende leden dragen niets over, want er valt niets over te dragen.