Un indirizzo per l’organizzazione
Ogni hub arriva con un account di posta centrale gratuito. Dà all’organizzazione un indirizzo email tutto suo — per il consiglio, il comitato, il club, il gruppo dirigente — invece di lasciare la posta importante nella casella personale di una sola persona.
Usalo come indirizzo a cui scrive il mondo esterno, oppure mantieni i tuoi indirizzi esistenti e metti semplicemente in cc o inoltra ciò che tutta la squadra deve vedere. In ogni caso, la posta finisce in un unico posto condiviso.
Chi deve vederla, la vede
La casella centrale si legge e si risponde direttamente dentro l’hub, da parte di tutti coloro che hanno ricevuto l’accesso. Una domanda di un membro, una fattura, una lettera del comune — mai più «mi inoltri quella mail?», mai più messaggi persi quando un volontario si ritira e la sua casella se ne va con lui.
Le risposte partono dall’indirizzo dell’organizzazione, così la conversazione resta all’organizzazione — non a chi per caso ha risposto per primo.
Posta che appartiene all’hub
Poiché l’account appartiene all’hub e non a una persona, l’archivio resta completo mentre le persone vanno e vengono. I nuovi consiglieri aprono la casella e trovano tutta la storia ad attenderli; chi se ne va non deve consegnare nulla, perché non c’è nulla da consegnare.